Organiser un événement d’entreprise en période de covid : quelles mesures ?

2 novembre 2021
Événement COVID

La COVID a fortement impacté le secteur de l’événementiel. Après quelques mois d’annulation et de reports successifs, il vous est désormais possible d’organiser vos événements pour garder le contact avec vos équipes, vos partenaires, clients… Vous devrez, pour cela, adapter votre stratégie et respecter de nouvelles mesures sanitaires. Compos’it vous en dit plus dans cet article.

1. Mettre en place un protocole sanitaire et faire respecter les gestes barrières

Votre événement doit être rassurant et axé sur la sécurité de tous grâce au respect des protocoles et de la législation.

Rappeler les gestes barrières

Commencez par mettre à disposition de tous les participants, aux entrées et sorties de votre lieu de réception, des masques et du gel hydroalcoolique. Le port du masque peut être rendu obligatoire. Pour plus d’efficacité, rappelez, au travers de signalétique dédiées claires, les règles et bonnes pratiques en matière de gestes barrières. Soyez pédagogue.

Faites ensuite remplir une liste d’émargement à l’arrivée des participants. Celle-ci vous permettra de recenser toutes les personnes présentes et de récupérer leurs coordonnées ce qui pourra vous être utile en cas d’infection. En effet, vous devrez alors les avertir un par un.

Bon à savoir

Il vous est possible de demander des tests PCR de moins de 72h, antigénique ou tout simplement le pass sanitaire. Pour celui-ci, téléchargez l’application TousAntiCovid Verif pour s’assurer qu’il est bien valide. Cliquez ici pour en savoir +.

Mettre en place un sens de circulation unique

Le but étant de réduire au maximum les allées et venues pour éviter de trop se croiser, gérez la volumétrie des participants de votre événement (contrôle des accès et des flux, arrivées alternées, sessions plus nombreuses ou respect des jauges).

Réfléchissez et concevez, en amont, le sens de circulation sur le lieu de l’événement et les zones d’attentes :

  • L’entrée et la sortie du lieu doivent être distincts
  • Un parcours unique balisé pour que les convives se croisent un minimum
  • Un placement distancié avec des chaises disposées à 1m minimum les unes des autres

Pour informer de ces règles, mettez des flèches au sol pour indiquer le sens de circulation et balisez les zones spécifiques (attente, auditorium, restauration…).

2. Adapter son lieu de réception et la partie restauration

Optez pour un lieu de réception plus grand avec espace extérieur

Privilégiez en premier lieu, un espace proposant un extérieur ou alors avec une ouverture sur l’extérieur. Cela vous permettra d’être plus souple quant au respect des gestes barrières, mais aussi d’avoir un plan B si la météo n’est pas de votre côté !

Si cela n’est pas possible, vous serez amené à rechercher un lieu de réception avec une capacité bien supérieure au nombre de convives prévu pour garantir une distanciation sociale. La recommandation actuelle est de 4 m² par personne, soitune surface de 1 mètre libre autour de chaque personne.

Restauration : privilégiez les portions individuelles

Autre pôle phare : la restauration. Si les buffets sont à éviter autant que possible, nous vous invitons à privilégier le cocktail ainsi que les plateaux repas ou petites portions individuelles. Pour aller plus loin, demandez des éléments de restauration à usage unique (gobelets, serviettes, couverts en bambou…).

3. Donnez une dimension digitale à votre événement

La digitalisation de votre événement est une solution à envisager pour organiser une manifestation efficace et en toute sécurité.

S’il vous est possible de faire un événement 100% en ligne, vous pouvez privilégier le phygital pour conserver le contact humain. Celui-ci mêle le présentiel et le digital en laissant le choix aux participants de participer de chez eux ou sur le lieu de votre événement. 

Dans ce contexte, pensez à mettre en place différents outils de participation et adapter vos équipements comme :

  • La retransmission en direct 
  • L’enregistrement d’un live-streaming
  • La visioconférence
  • La création de salles virtuelles

Afin de garantir la sécurité et la tranquillité de vos convives, concevoir sa manifestation dans le respect des normes sanitaires, tout en convivialité est essentiel. Pour cela, choisissez le format le plus adapté à votre audience et à la situation mais surtout anticipez et entourez-vous d’un partenaire de confiance comme Compos’it, agence de communication 360 ! En effet, que ce soit en temps normal, mais encore plus dans un contexte sanitaire complexe, organiser un événement ça se prépare !

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