Anticiper et coordonner l’organisation d’un événement

8 novembre 2021
Coordonner événement

L’organisation d’un événement ça se prépare ! Il n’y a pas de secret, pour une manifestation interne ou externe réussie en toute sérénité, vous devez anticiper les principales étapes et coordonner l’ensemble des intervenants. Plus vous serez organisé, moins vous laisserez de place à l’imprévu et aux couacs tant redoutés. Découvrez le rétroplanning idéal de Compos’it.

1. Entre 6 et 3 mois avant l’événement

La première phase de la conception de votre événement consiste à en définir les grandes lignes. Pour cela, répondez au QQOQCP : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment et Pourquoi ? Cette étape est primordiale, car elle donnera le ton et le tempo de votre manifestation.

  • Définissez l’objectif que vous souhaitez atteindre, c’est-à-dire la finalité de votre événement. 
  • Identifiez votre public cible : l’audience que vous souhaitez toucher ainsi que le nombre de participants à convier.
  • Fixez le format de votre manifestation : présentielle ou en ligne, gratuite ou payante, externe ou interne…
  • Choisissez la date et la durée de l’événement. Pour cela, pensez à vérifier le calendrier événementiel de vos concurrents, les autres temps forts de la période, les périodes de vacances et jours fériés et adaptez-vous aux habitudes de votre audience.
  • Réalisez un rétroplanning complet à partir de votre échéance finale et déterminez une enveloppe budgétaire associée.

2. Entre 3 mois à 3 semaines avant l’événement

Place désormais à la partie opérationnelle ! Maintenant que vous avez défini votre stratégie, vous allez devoir donner vie à votre événement.

  • Recherchez un lieu pour accueillir vos convives. Il est le visage de votre événement, le choix de sa nature et son emplacement veut dire beaucoup. Et surtout prévoyez un plan B 
  • Listez le matériel nécessaire pour ne rien oublier. Faites le point sur ce que vous possédez déjà, ce que le lieu vous met à disposition et ce que vous devez acheter ou louer.
  • Trouvez des partenaires de confiance pour la restauration, la lumière et le son, la sécurité, le mobilier, l’accueil, le nettoyage…
  • Choisissez et commandez les goodies que vous offrirez à vos convives.
  • Peaufinez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles.
  • Commencez à communiquer sur votre événement : relation presse, animation de vos réseaux sociaux, emailing… Ne laissez rien au hasard !
  • Envoyez les invitations par e-mail ou courrier.

Bon à savoir

Pour vous accompagner dans le financement et l’organisation de votre événement, vous pouvez trouver des sponsors, partenaires ou mécènes.

3. 3 semaines avant l’événement

Le jour J approche à grands pas et les choses s’accélèrent ! Pour un maximum de sérénité, ne laissez rien au hasard. Pour cela :

  • Coordonnez l’ensemble des intervenants en définissant le rôle de chaque intervenant et en répartissant les responsabilités. Pensez à leur communiquer toutes les informations pratiques.
  • Timez la journée de l’événement heure par heure de l’arrivée des prestataires au démontage du matériel.

4. 3 jours à 24h avant l’événement

Tout est désormais prêt de votre côté et vous n’attendez plus qu’une chose… Que le jour J arrive ! Encore un tout petit peu de patience. En attendant, pensez à :

  • Faire une piqûre de rappel des informations pratiques aux différentes équipes et intervenants
  • Vérifier les horaires de livraison
  • Effectuer une dernière vérification sur le lieu de réception (ménage, signalisation…)
  • Imprimer tous les documents dont vous aurez besoin (programmes, flyer, checklist, numéros d’urgence…)
Bon à savoir

Réalisez la feuille de route de votre événement, c’est-à-dire le fil conducteur de la journée et une checklist des choses auxquelles il vous faudra penser.

5. Le jour J

Ça y est, vous y êtes : c’est le grand jour. Votre nuit a été quelque peu agitée et l’excitation est à son comble ? On le savait ! Vous êtes déjà dans les starting-blocks. Pour vivre cette journée au mieux et en profiter, voici nos 4 conseils :

  • Arrivez en avance pour accueillir les prestataires
  • Briefez les équipes de manière concise et dispatcher les rôles
  • Accueillez vos invités et chouchoutez-les tout au long de votre événement
  • Animez l’événement pour le rendre attractif et interactif

6. Après l’événement

De l’organisation au jour J, votre événement a été un franc succès ? Félicitations ! Mais attention, tout n’est pas encore terminé. Quelques actions essentielles sont encore à réaliser :

  • Remerciez les partenaires, participants, intervenants, prestataires…
  • Debriefez de l’ensemble du projet : les succès et les échecs, les points à améliorer…
  • Questionnez les participants sur leurs impressions.
  • Recensez toutes les retombées médiatiques (presse, TV, web) parlant de votre événement et réalisez un book.

Vous l’aurez bien compris, pour maximiser la réussite de votre événement, ça se prépare et ça s’anticipe, autant que possible. Depuis la COVID, l’organisation d’événement a été quelque peu chamboulée, de nouvelles mesures jouant les invitées surprises[MOU1] . Malgré tout, l’événementiel a encore de beaux jours devant lui. Dernier conseil signé Compos’it, votre partenaire privilégié pour la conception et la gestion de vos événements d’entreprise sur Bordeaux et sa région : ne lésinez pas sur la communication autour de votre événement [MOU3] !

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